SaaS (Software as a Service)是透過網路提供軟體的模式,不需經過下載等程序,也不需綁定裝置或其它硬體,僅需使用瀏覽器即可使用、維護與管理的系統。

 

Saas 系統是客戶透過向提供商租用基於Web的軟體,不需再購買額外的軟體,而由提供商全權負責管理以及維護等管理。對於需要使用POS系統的小型企業而言,採用Saas平台的軟體是取得新技術最沒有門檻的方式,讓很多小型企業可以節省許多管理的支出,就可以使用到完善且符合需求的系統。

 

一般常見的SaaS服務有Gmail、Dropbox等,不需下載僅需透過網路即可使用,而且可以在任何的裝置上使用不需綁定。企業主也不再需要聘僱另一位IT專業人員,或者再額外支付資料管理的費用等等,就能夠以低廉的價格使用到最新的軟體與平台,在於人力與營運費用上的支配能夠多出許多彈性,更新與維護上都交由提供商處理,在使用者角度上相對簡單得多。

 

而對比SaaS系統,,市面上也有許多傳統的POS系統以及雲端POS系統,每一種都有其特點,在軟體跟硬體上的需求也都不大相同,也是在選擇POS系統時可以列入考量的項目,而不同的POS型態比較整理如下表:

 

傳統導入型POS 導入型雲端POS SaaS Pos
硬體 需要指定的裝置,下載安裝軟體後使用。 透過裝置下載軟體,連線後使用。 不需下載軟體,只需連線透過瀏覽器使用。
資料儲存 資料存於主機硬碟之中,假設硬體故障可能會遺失資料 資料存於雲端,假如為綁定裝置,則需購買相同裝置,如非綁定,則需重新下載後再度連網使用。 所有資料採取雲端同步,使用的當下已經備份完成,如硬體損壞只需在其他機台上開啟瀏覽器即可使用
所需空間 依照機台大小,一般需要一台電腦、收銀台、雷射掃描機及印表機等。 通常為一台固定使用的平板,需安裝軟體於其中,連線後使用。 電腦、平板、手機等皆可使用,不限定裝置與空間需求。
常見案例 早期的微軟Office文書程式等。 Skype, 電腦版的Line等 Simpos、Google Document、Dropbox等

 

綜合以上各點,SaaS系統的另一大優勢是資料的安全性與即時備份,能夠讓使用者快速取得所有資訊與管理,而且因為只需要連線的原因,無論使用者手邊的裝置是手機、平板或者是筆電,或是在辦公室內或者在大眾運輸上,都能夠馬上使用,不需花費時間下載、更新,也不需耗費資源在程式的管理與維護,是小型企業解決管理需求的最佳方案。

 

ERP (Enterprise Resources Planning) 是整合企業營運流程的管理系統,透過ERP可彙整財務、會計、製造、銷售與人力資源等營運相關環節,找出最有效益的方案,且可滿足不同階段的需求,輔助企業的獲益能力與運作提升,進而達到企業收益最大化的資源管理系統。

 

ERP是企業資源規劃系統的簡稱,從企業內部各個部門的管理出發,作為輔助企業決策以及日常流程管理的重要工具,也是近年來現代企業管理的重要理論基礎之一。ERP也包含了從研發、生產、銷售、人力到財務等企業各個環節的制度管理,確保成本的控制且提升運作等機制,進而提升企業的營運能力與競爭力。而針對不同企業需求,ERP的著重點也會不同,常見的有基本資料管理與維護、採購進貨管理、庫存管理、配銷管理、生產管理、財務管理、人事管理、決策支援管理到進出口管理都有。

 

例如網路購物零售業常面臨的大量訂單與進出貨管理,就需要輔助進銷存(什麼是進銷存?) 的管理系統。如果是產品製造等企業,就會需要一套生產管理系統以及製程管理系統等等。

 

而一般中小企業在人力有限的狀況下,最耗費時間的進銷存往往是經營上時常會面臨的問題。而這樣的會計也常需面對不少未結的款項、發票的開立或款項的調撥等,如果採取傳統的管理方式,時常浪費大量的時間在單據整理以及人工的反覆確認,針對這樣的ERP需求,在財務管理的環節上就可著重在訂單的處理流程,讓每一筆進帳與出帳能夠夠透過系統記錄與比對。針對不同的流程與需要,設置聰明的ERP,再搭配理想的POS硬體,就能夠為企業創造最大的效益。

什麼是POS / POS系統?

POS (Point On Sale)是企業用來協助管理與統計進銷存、發票與客戶消費習慣等營運資訊軟硬體的總稱,POS透過為店家系統化各種統計與報表等營運資訊,進而達到提升營業效益與效率的系統。

 

「POS」是一系列用於管理及統計客戶購買行為、商品銷售及庫存等系統。在台灣常見的POS從便利超商、手搖飲店、餐廳到飯店等不同服務類型的企業都有使用。依照不同企業的需求,POS系統在硬體上一般具備有收銀機、主機、雷射掃描器、印表機以及顯示器等等,因各家廠商規劃與製造商都有所不同,而近年來最常見的型態是採用平板,因為平板兼具了主機及顯示功能,只要再搭配刷卡機、雷射槍,就是一套節省空間與時間的好用POS系統。

 

而區分POS系統的好壞關鍵除了硬體,就是最重要的軟體。除了直接灌在機器中(導入型),也有採取程式或APP下載的方式,讓使用者無論是以智慧型手機像是iPhone、平板或者是筆電都能夠方便使用。除了在使用平台上不同外,也有在資料儲存上的差別,內建系統一般儲存於主機內,而APP多保存於雲端,所以當硬體出現狀況是,主機版本的將有可能遺失重要的資料,而APP版本的則能夠繼續在其他機台上使用,在資料上也相對安全許多。

 

再則就是維護的部分,前文已經提及導入型有主機損壞造成資料遺失的風險,而在故障時,一般也需要工程人員前往機台所在地進行維護,等候的時間就無法正常使用POS機也容易造成帳務上的麻煩或失誤,如果有無法開立的電子發票也容易造成麻煩,或者大量的訂單進入而無法處理而浪費了客戶的時間損失訂單等等。

 

採用APP安裝的方式,遇到硬體上的問題,只要趕快換一台平板或手機,就可以繼續使用處理訂單,能夠大幅減少時間的損失,也能夠避免帳務上的錯誤,對於各種突發狀況,雲端APP的POS系統都較有彈性,也能夠減少問題的發生。

 

使用POS系統的好處是?

 

POS系統能夠快速也大量處理多樣營運相關的資料,小至一張訂單的內容,大至整年度的營運報告,有了POS可以詳實記錄每一項營運資訊,同步提高工作效率,輔助彙整營運所需的所有資訊。

 

除了大家普遍知道的POS收銀功能之外,POS系統也能夠依照不同企業需求做規劃。例如餐飲業需要點餐、預訂座位、結帳拆單等功能,都能在POS機上完成。而零售業者最頭痛的庫存與盤點,也都可以透過POS系統,快速也清楚的處理。

 

因此,使用對的POS系統能大幅減少員工的工作時間、提升效率,將客戶的消費習慣詳實記錄,了解自身店家的優勢進而協助鞏固客戶。而且POS可以直接分析進銷與庫存,每一張訂單從下單到出貨,都有清楚的記錄與金流,可以大幅減少行政需要上的資料處理時間與開銷,也可以用作工作流程的規劃與確認,讓員工與店長可以輕鬆掌握各項工作之流程與進度。

 

像是對於櫃檯人員,有許多的雜務或者瑣事,就能夠使用POS的待辦事項功能,依照日期與時間提醒重要事項,完成夠輕鬆按下按鈕,就能夠快速瞭解所有的進度與未完成事項。

 

 

或是對於要整理許多單據的會計人員,有許多細碎的雜支時常找不到單據或者是無法確定是否確實有這個款項的支出,都可以使用POS系統內的雜支管理,讓任何的收支從一開始到完成都有不同時間與內容的記錄,也可以利用手機的拍照功能拍下收據或是資訊等,一段時間之後想找回這些資料再也不用翻箱倒櫃,記帳以及整理報表等平常很耗時的事情都能夠快速完成!

 

又例如客服銷售人員,如果每一位客戶的訂單都能夠詳實記錄,無論是後續的聯繫或者對於行銷的規劃都能夠成為重要的參考,系統能夠馬上跳出這位客戶的消費習慣,在推行不同活動企劃時,都能夠正確抓到可能的潛在客戶必且完成銷售。

 

 

而在日常工作流程之外,POS 系統也能夠統整所有的營運資料,且以清楚容易理解的報表呈現。企業主或老闆可以輕鬆的在隨時隨地掌握店面收支、也能夠透過訂單資訊,快速瞭解自身店家的熱門商品,成為協助規劃下一期的進貨指標參考。相較於傳統的紙本或者是人工的經驗與記憶,POS 系統能夠完成更全面、更精準的商店分析與營運管理。

 

因此,對於分秒必爭的自營企業主而言,使用 POS 系統能夠節省相當多的時間,把時間留給重要的事情。無論是出國進貨、或者外出到不同地方進行會議等等,好用的POS系統能夠讓老闆隨時取得重要的資料,進行員工溝通與管理,都可不受時間與空間的限制,讓經營成為一件省時又有高效率的事!

 

什麼是進銷存 ?

「進銷存」指的是進貨、銷售以及庫存的記錄與管理,是企業營運上最基本也最核心的工作項木,也是日常經營中每天都必須要面對及管理的重要流程。

在以往舊式的管理觀念裡,這三項因為往往有不同的職責人員,也常會是三套不同的系統,在流程上總是繁瑣而且耗時。而在 ERP(什麼是 ERP?)管理概念及數位化的導入下,提高效率以及管理進銷存的重要關鍵,即是能夠快速取得及即時同步此三種不同的資料,透過有效率的管理進銷存與營運流程,進而成為收入與成本管理的重要工具,也是維繫企業持續營運的重要關鍵與基本。

像是每日都須處理的進退貨明細、銷貨明細、以及庫存異動表等,就是進銷存的重要數據,透過系統化的整理與內容的連動,能夠透過不同的訂單以及時程了解實際營運的狀況,且篩選出需要的資訊,採用圖表清楚的分析後,就能成為規劃與維持營運的重要考據。而透過系統,也能夠精準的掌握各種數字與數量,讓每一項工作項⺫都能順暢的運作,進而讓企業的營運流暢有效率,自然也能夠透過管理工具達到更好的獲利,也就是企業為什麼要好好管理好進銷存的原因。