什麼是POS機 / POS系統?

什麼是POS / POS系統?

POS (Point On Sale)是企業用來協助管理與統計進銷存、發票與客戶消費習慣等營運資訊軟硬體的總稱,POS透過為店家系統化各種統計與報表等營運資訊,進而達到提升營業效益與效率的系統。

 

「POS」是一系列用於管理及統計客戶購買行為、商品銷售及庫存等系統。在台灣常見的POS從便利超商、手搖飲店、餐廳到飯店等不同服務類型的企業都有使用。依照不同企業的需求,POS系統在硬體上一般具備有收銀機、主機、雷射掃描器、印表機以及顯示器等等,因各家廠商規劃與製造商都有所不同,而近年來最常見的型態是採用平板,因為平板兼具了主機及顯示功能,只要再搭配刷卡機、雷射槍,就是一套節省空間與時間的好用POS系統。

 

而區分POS系統的好壞關鍵除了硬體,就是最重要的軟體。除了直接灌在機器中(導入型),也有採取程式或APP下載的方式,讓使用者無論是以智慧型手機像是iPhone、平板或者是筆電都能夠方便使用。除了在使用平台上不同外,也有在資料儲存上的差別,內建系統一般儲存於主機內,而APP多保存於雲端,所以當硬體出現狀況是,主機版本的將有可能遺失重要的資料,而APP版本的則能夠繼續在其他機台上使用,在資料上也相對安全許多。

 

再則就是維護的部分,前文已經提及導入型有主機損壞造成資料遺失的風險,而在故障時,一般也需要工程人員前往機台所在地進行維護,等候的時間就無法正常使用POS機也容易造成帳務上的麻煩或失誤,如果有無法開立的電子發票也容易造成麻煩,或者大量的訂單進入而無法處理而浪費了客戶的時間損失訂單等等。

 

採用APP安裝的方式,遇到硬體上的問題,只要趕快換一台平板或手機,就可以繼續使用處理訂單,能夠大幅減少時間的損失,也能夠避免帳務上的錯誤,對於各種突發狀況,雲端APP的POS系統都較有彈性,也能夠減少問題的發生。

 

使用POS系統的好處是?

 

POS系統能夠快速也大量處理多樣營運相關的資料,小至一張訂單的內容,大至整年度的營運報告,有了POS可以詳實記錄每一項營運資訊,同步提高工作效率,輔助彙整營運所需的所有資訊。

 

除了大家普遍知道的POS收銀功能之外,POS系統也能夠依照不同企業需求做規劃。例如餐飲業需要點餐、預訂座位、結帳拆單等功能,都能在POS機上完成。而零售業者最頭痛的庫存與盤點,也都可以透過POS系統,快速也清楚的處理。

 

因此,使用對的POS系統能大幅減少員工的工作時間、提升效率,將客戶的消費習慣詳實記錄,了解自身店家的優勢進而協助鞏固客戶。而且POS可以直接分析進銷與庫存,每一張訂單從下單到出貨,都有清楚的記錄與金流,可以大幅減少行政需要上的資料處理時間與開銷,也可以用作工作流程的規劃與確認,讓員工與店長可以輕鬆掌握各項工作之流程與進度。

 

像是對於櫃檯人員,有許多的雜務或者瑣事,就能夠使用POS的待辦事項功能,依照日期與時間提醒重要事項,完成夠輕鬆按下按鈕,就能夠快速瞭解所有的進度與未完成事項。

 

 

或是對於要整理許多單據的會計人員,有許多細碎的雜支時常找不到單據或者是無法確定是否確實有這個款項的支出,都可以使用POS系統內的雜支管理,讓任何的收支從一開始到完成都有不同時間與內容的記錄,也可以利用手機的拍照功能拍下收據或是資訊等,一段時間之後想找回這些資料再也不用翻箱倒櫃,記帳以及整理報表等平常很耗時的事情都能夠快速完成!

 

又例如客服銷售人員,如果每一位客戶的訂單都能夠詳實記錄,無論是後續的聯繫或者對於行銷的規劃都能夠成為重要的參考,系統能夠馬上跳出這位客戶的消費習慣,在推行不同活動企劃時,都能夠正確抓到可能的潛在客戶必且完成銷售。

 

 

而在日常工作流程之外,POS 系統也能夠統整所有的營運資料,且以清楚容易理解的報表呈現。企業主或老闆可以輕鬆的在隨時隨地掌握店面收支、也能夠透過訂單資訊,快速瞭解自身店家的熱門商品,成為協助規劃下一期的進貨指標參考。相較於傳統的紙本或者是人工的經驗與記憶,POS 系統能夠完成更全面、更精準的商店分析與營運管理。

 

因此,對於分秒必爭的自營企業主而言,使用 POS 系統能夠節省相當多的時間,把時間留給重要的事情。無論是出國進貨、或者外出到不同地方進行會議等等,好用的POS系統能夠讓老闆隨時取得重要的資料,進行員工溝通與管理,都可不受時間與空間的限制,讓經營成為一件省時又有高效率的事!

 

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